In Meetings überzeugen

Eine der gängigsten Kommunikationsformen im alltäglichen Berufsleben: das Meeting. Doch nicht immer ist es einfach, hier die eigenen Botschaften überzeugend anzubringen oder gesetzte Ziele konsequent zu verfolgen. Dazu kommt, dass Meetings oft der Ruf als Zeitfresser vorauseilt. Mit den richtigen Techniken kann aber jeder seinen Teil dazu beitragen. Ing. Thomas Klock, MSc. erklärt, worauf es bei Meetings ankommt und wie man die eigenen Standpunkte klar darlegt.

Wie kann man sich am besten auf Meetings vorbereiten?

Ich glaube, das Wichtigste ist, sich im Vorfeld darüber zu informieren, worum es in dem Meeting gehen soll: Was ist das Thema, was steht auf der Agenda und wer sind die Teilnehmer*innen? Darauf aufbauend kann man sich den eigenen Standpunkt dazu überlegen.

Mit vorbereiteten eigenen Beiträgen sowie Argumenten zu den relevanten Punkten kann man gleich viel sicherer in die Besprechung gehen.

Auch hilfreich: Kurz vor dem Meeting sich fokussieren und tief durchatmen, um sich auch geistig auf die bevorstehende Situation vorzubereiten.

Welche Ziele kann man sich für Meetings vornehmen?

Grundsätzlich kann man sich in Meetings jedes beliebige Ziel setzen. Entscheidend ist nur, dass alle Teilnehmer*innen darüber Bescheid wissen. Die Ziele sollten also überzeugend und klar kommuniziert werden, um hier möglichst effizient und transparent vorzugehen. Deshalb halte ich es für notwendig, sie vorher schriftlich festzuhalten. Beispiele für Ziele in Meetings wären das Herbeiführen bestimmter Ergebnisse, die möglichst verständliche Weitergabe wichtiger Informationen oder die Lösung von Problemen.

Wie kann man seine Ziele in Meetings erreichen?

Ein Ziel zu erreichen, kann sehr befriedigend sein. Es kann aber auch hinderlich sein. Ob man sein Ziel erreicht oder nicht, ist aus meiner (hypnosystemischen) Sicht zweitrangig, denn man darf sich von
den gesteckten Zielen nicht versklaven lassen. Ziele sollen vor allem Orientierung sein, helfen, eine entsprechende Richtung einzuschlagen. Auf dem Weg zu diesem Ziel ist es möglich, ja, sogar  wahrscheinlich, Variablen des ursprünglichen Ziels zu entdecken und es ist von Vorteil, sich diesen Variablen zu stellen und sie in die Gesamtbetrachtung mit aufzunehmen.

Wie präsentiert man sich professionell und bringt die eigenen Botschaften an?

Das Zauberwort dafür lautet aus meiner Sicht: Präsenz. Und zwar auf drei Ebenen gleichzeitig: mental, formal und inhaltlich. Dafür benötigt man eine gute Vorbereitung. Die mentale Vorbereitung – z. B. durch Visualisierungsübungen – bringt Fokussierung und die Möglichkeit, auf der formalen Ebene (Körpersprache, Stimme usw.) sicher und überzeugend zu wirken. Nur wenn diese beiden Voraussetzungen stimmen, können Sie sich auf die inhaltliche Ebene konzentrieren, um damit die Aufmerksamkeit der anderen Teilnehmer*innen zu gewinnen.

In Meetings ist viel spontane Kommunikation gefragt. Wie kann man sich hierfür wappnen und optimal reagieren?

Präsenz ist aus meiner Sicht Grundvoraussetzung, dass man auch flexibel, spontan und fähig zur gelungenen Improvisation ist.

Wer aufgrund von zum Beispiel Nervosität oder anderen Ursachen Schwierigkeiten damit hat, spontan Antworten zu finden, für den ist die mentale Vorbereitung eine ganz entscheidend wichtige.

Ein dagegen ganz schnell umsetzbarer Tipp aus dem kommunikativen Erste-Hilfe-Koffer: Nachfragen, um damit Zeit zu haben, die Gedanken zu ordnen, oder um Bedenkzeit bitten. Eine ehrliche Antwort, wenn man etwas nicht weiß und nachliefern möchte, wirkt souverän und verantwortungsvoll.