„Jeder Tag im Job bringt jetzt eine neue Herausforderung“

ARS Akademie

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15.02.2023

Ein Gespräch mit der Immobilien-Assistentin Iris Pollak von der Bundesimmobiliengesellschaft über die Rolle der Assistenz an der Seite des Immobilien-Verwalters, die aktuellen Trends in der Branche, ihre Beweggründe, die Ausbildung zu absolvieren und wie ihre weiteren Entwicklungschancen aussehen.

Frau Pollak, was waren Ihre Beweggründe, die Ausbildung zur Immobilienmakler-Assistenz zu absolvieren?

Iris Pollak: Ich habe bei der Bundesimmobiliengesellschaft (BIG) im Office begonnen. Davor war ich ca. acht Jahre als Drogistin tätig, bevor ich 2002 in die BIG wechselte. Nach dieser Ausbildung zur Assistentin stand mir vieles Neues offen und ich konnte mich weiterentwickeln. Zum Beispiel in die Hausverwaltung gehen und meinen Themenbereich vergrößern. Da habe ich mir gedacht, dann nutze ich diese Weiterbildung.

Das heißt, der Übergang nach dem Abschluss ins Berufsleben war demnach fließend. Sie haben Ihren Arbeitgeber informiert, dass Sie die Ausbildung machen…

Iris Pollak:Die BIG ist sehr bestrebt ihre Mitarbeiter weiter- und auszubilden und unterstützt auch eigene Entwicklungswünsche, daher wurde der ARS-Kurs bezahlt und der Besuch in der Dienstzeit war kein Problem.

Was gefällt Ihnen an Ihrem Job als Immobilien-Assistentin am besten?

Iris Pollak: Jetzt kann ich mit dem Mieter direkt Kontakt aufnehmen und habe auch Kontakt mit Firmen. Jeder Tag im Job bringt jetzt eine neue Herausforderung. Es ist viel abwechslungsreicher als mein früherer Office-Job.

„Ich arbeite vor und ich arbeite zu. Man muss ein Dreamteam werden.“

Was sind denn derzeit die aktuellen Trends, mit denen Sie sich in Ihrer Tätigkeit in der BIG beschäftigen?

Iris Pollak: Bei uns ist gerade das Blackout (Seminar Blackout) ein großes Thema. Wie kann sich der Mieter vorbereiten? Was tun wir für den Mieter? Ansonsten sind es natürlich die steigenden Betriebskosten: Wie umgehen mit höheren Preisen für Strom, Gas, Heizung, und Wärme. Vom Mieter kommt nun oft die Frage: Wie können die Kosten gesenkt werden? Wo kann der Mieter sparen? Viele Fragen ergeben sich auch rund um die Integration von Photovoltaik-Anlagen, oder wie man generell erneuerbare Energien an den Mieter bringt. Das sind derzeit so harte Brocken.

Kommen beim Thema Blackout die Mieter auf Sie zu oder umgekehrt?

Iris Pollak: Sowohl als auch. Wir als BIG müssen natürlich unseren Konzeptplan erstellen. Die Mieter, in meinem Fall die Universitäten, haben auch ihre Vorgaben für einen solchen Fall. Somit müssen die unterschiedlichen Konzepte abgestimmt und harmonisiert werden.

Welche Rolle spielt die Assistenz an der Seite des Verwalters?

Iris Pollak: Ich würde sagen, ich arbeite vor und ich arbeite zu. Man muss ein Dreamteam werden. Der Verwalter muss sich auf mich verlassen können und ich auf ihn. Ich nenne es unsere Bürobeziehung. Es muss ein blindes Vertrauen herrschen, dann funktioniert das sehr gut.

Und welche Aufgaben haben Sie als Assistenz?

Iris Pollak: Eigentlich so ziemlich alles. Ich kümmere mich um die Betriebskostenabrechnung und um die laufenden Rechnungen, die zum Zahlen sind. Auch, ob der Mieter seine Rechnungen bezahlt hat, landet bei mir am Schreibtisch. Das Mahnwesen liegt bei mir. Genauso aber auch Ansuchen um Baumfällungen, Baumschutzmaßnahmen, das Spektrum ist groß. Wie gesagt, man arbeitet für den Hausverwalter vor. Manchmal bringt er auch nur das Thema und meint, das müssen wir uns ansehen, kümmere dich darum. Oder aber, ich soll mich erkundigen zu einem gewissen Thema. Ich unterstütze eben als Assistenz den Verwalter in allen Bereichen, sammle Informationen und führe die Aufgaben aus.

Was sind die größten Herausforderungen in Ihrem Beruf?

Iris Pollak: Das habe ich mir lange überlegt. Irgendwie ist jeder Tag eine Herausforderung, jeden glücklich zu machen. Ich muss meine Fristen einhalten, das ist sehr wichtig. Es soll der Mieter nicht grantig werden. Die Palette ist schon groß. In alle Richtungen immer die Probleme ausbügeln und schauen, dass alle zufrieden sind.

Wie hat Sie die Ausbildung beruflich weitergebracht und was an der Ausbildung war für Sie beruflich am relevantesten?

Iris Pollak: Bei mir war es eben der Aufstieg vom Office zur Hausverwaltungs-Assistentin. Ich hatte zwar Vorkenntnisse, weil man im Office schon einiges lernt. Ich wusste, es gibt Mieter, es gibt Fruchtgenussverträge, aber es war so ein Wirrwarr. Mit dieser Ausbildung habe ich einen richtig schönen Überblick bekommen darüber, welche Mietverträge es gibt, welche Nutzungsarten oder Bebauungsbestimmungen. Das kriegt man durch diese Ausbildung in den Seminaren gut aufbereitet und nahegebracht. Das ist dann schön, wenn man im Büro sitzt und denkt, das weiß ich jetzt, weil das habe ich dort gelernt. Es kommen jetzt auch Kollegen, die schon lange dabei sind, und die mich bestätigen oder bei mir etwas dazulernen.

Also wird bei Ihnen mittlerweile nachgefragt?

Iris Pollak: Ja. Sie wissen, wo meine ARS-Ordner stehen. Meine Enzyklopädie.

Wie sehen Ihre weiteren Entwicklungschancen aus?

Iris Pollak: Der nächste Schritt wäre, dass ich den normalen, großen Hausverwalter-Kurs mache. Den staatlich geprüften Hausverwalter. Diesen Weg gehen viele. Ich persönlich brauche es nicht, ich bin mit der jetzigen Position ausgelastet und zufrieden. Aber ich habe ja noch Zeit. Vielleicht mache ich in ein paar Jahren doch noch die Ausbildung zum Hausverwalter.

Wem würden Sie raten, diesen Kurs zu absolvieren?

Iris Pollak: Ich habe den Kurs damals mit einer Kollegin besucht. Meine Kollegin war schon über 50 und ich war noch nicht mal 40 Jahre. Irgendwie haben wir es aber beide cool gefunden. Also ist es egal, ob man jünger oder älter ist, wenn man sich dafür interessiert und wenn es die Firma, in der man tätig ist, benötigt, dann sollte man es machen. Man muss es eben wollen. Für das Lernen muss man eine Zeit lang einen Teil der Freizeit abzweigen. Die Familie muss auch mitspielen, aber es zahlt sich aus, wenn man die Ausbildung dann beruflich nutzen kann.