Mitarbeiterprämie, Feiertagsarbeitsentgelt und Betriebsübung – Was Personalverrechner darüber wissen sollten

Der Entwurf des Budgetbegleitgesetzes 2025

Für Personalverrechner*innen beinhaltet das Budgetbegleitgesetz Interessantes zu Mitarbeiterprämie, Kinderabsetzbetrag, Pendlereuro, Progressionsabgeltung und SV-Rückerstattung. Schauen wir uns die Mitarbeiterprämie genauer an. Denn sie hat Tücken in sich.

Mitarbeiterprämie: Für die Abrechnung das Hölzl vor dem Hund

„Mitarbeiterprämien sind Zulagen und Bonuszahlungen, die der Arbeitgeber im Kalenderjahr 2025 einem oder mehreren Arbeitnehmern aus sachlichen, betriebsbezogenen Gründen gewährt, sind für den einzelnen Arbeitnehmer bis 1.000 Euro steuerfrei (Mitarbeiterprämie), wenn es sich dabei um zusätzliche Zahlungen handelt, die üblicherweise bisher nicht gewährt wurden.“ So sagt es das EStG.

Die Mitarbeiterprämie darf nicht statt Leistungsvereinbarungen, regelmäßig wiederkehrenden Bonuszahlungen oder anstelle einer außerordentlichen Gehaltserhöhungen ausbezahlt werden.

„Wenn es in einem Unternehmen in den vergangenen Jahren üblich war, nach einem erfolgreichen Projektabschluss eine Projekterfolgsprämie an die Projektmitarbeiter*innen auszuzahlen, dann wird der Prüfer es voraussichtlich nicht akzeptieren, wenn 2025 nach einem erfolgreichen Projekt die bisher übliche Projekterfolgsprämie nun als Mitarbeiterprämie tituliert wird“, warnt Ernst Patka.

Ernst Patka weist in aller Dringlichkeit darauf hin: Wenn Mitarbeiterprämien eingeführt werden, ist vorher ganz genau zu überlegen, wie sie unter dem Blickwinkel „sachlich und betriebsbezogen“ begründet werden. Es gilt eine Motivfestlegung. Die Mitarbeiterprämie muss sachlich gerechtfertigt sein.

Ich weiß nicht, ob ich mir eine Mitarbeiterprämie antun würde. Wenn ja, dann für alle das gleiche, ja nicht differenzieren. Das kann ich am ehesten motivlich  festlegen.

Leider ist die Mitarbeiterprämie sowohl sozialversicherungs– als auch lohnnebenkostenpflichtig.

Er gibt daher zu bedenken, dass Mitarbeiterprämien einen enormen bürokratischen Aufwand mit sich bringen und von Seiten der Sozialversicherung her nicht alles ganz klar ist. „Da hat man uns ein Hölzl hingeworfen wie einem Hund“, sagt er.

Wichtige Tipps zur Überlegung und Prüfung einer Mitarbeiterprämie in Unternehmen

1. Will ich Mitarbeiterprämien wirklich in die Vergütungsstrategie unter Berücksichtigung der bürokratischen Prügel aufnehmen? Immerhin ist die Mitarbeiterprämie nur lohnsteuerbegünstig. Ich brauche eine eigene Lohnart für den Arbeitnehmeranteil Sozialversicherung.
2. Habe ich Budgetspielräume?
3. Dokumentation vorbereiten inkl. sachlicher und betriebsbezogener Gründe

Feiertagsarbeitsentgelt: Änderung der Rechtsansicht

Das Feiertagsarbeitsentgelt wird per 1.1.2025 lohnsteuerpflichtig. Grundlage dafür ist eine Entscheidung des BFG, die eine klare Änderung der Rechtsansicht darstellt. Bis einschließlich 31. Dezember 2024 wurde das Feiertagsarbeitsentgelt in Praxis und Finanz als steuerfreier Zuschlag betrachtet. Nun ist die Arbeit an Feiertagen voll steuerpflichtig. Explizit ausgewiesene Zuschläge können weiterhin steuerfrei bleiben.

Ernst Patka bringt seinen Ärger über das Urteil zum Ausdruck:

Der Richter hat sich nicht mit den vorhandenen, überwiegend anderslautenden Rechtsansichten auseinandergesetzt. Für uns in der Praxis ist nun das unangenehm.

Zur Orientierung präsentiert er eine Checkliste zum Feiertagsarbeitsentgelt

1. Prüfen Sie die aktuelle Gehaltsabrechnung.
2. Sind Feiertagszuschläge für die steuerfreie Abrechnung gesondert ausgewiesen?
3. Sind tatsächlich geleistete Feiertagsstunden in der Zeiterfassung klar dokumentiert?
4. Sind Dienstverträge hinsichtlich pauschaler Abgeltung durch All-In-Vereinbarung wegen nun nicht mehr steuerfreien Feiertagsarbeitsentgelten anzupassen?

Für die Teilnehmer*innen steht in Moodle eine Abrechnungsübersicht zur Verfügung.

Betriebsübung und Gewohnheitsrecht

Eine Betriebsübung (BÜ) ist ein gleichförmiges und regelmäßiges Dienstgeber (DG)-Verhalten. Das kann für einen Dienstnehmer (DN) auch zu einem Nachteil führen, wenn er beispielsweise eine Tätigkeit ausübt, die er gar nicht ausüben muss.

Ernst Patka empfiehlt zwei vorausschauende Punkte

1. Ist das, was als Betriebsübung gilt, überhaupt rechtmäßig?
2. Gilt ein Schriftlichkeitsgebot? Wenn etwas nicht schriftlich festgehalten wird, kann es gar nicht zu einer Betriebsübung werden.

Zum Entstehen einer Betriebsübung ist zu beachten

1. Je näher die DG-Zuwendung der DN-Arbeitsleistung steht, umso eher kann davon ausgegangen werden, dass ein gleichförmiges und regelmäßiges DG-Verhalten zur BÜ wird.
2. In für DN vorteilhaften Fällen ist die Rechtsprechung großzügiger, ein Gewohnheitsrecht anzuerkennen, als bei gewohnheitsrechtlichen DN-Pflichten.
3. Aufgrund BÜ oder Individualübungen entstehen häufiger DG-Pflichten als DN-Pflichten.

Wie kann der Dienstgeber Betriebsübungen vermeiden bzw. betriebliche Übung verhindern?

Der Betriebsübungsvermeidungsgrundsatz lautet: Hinweis auf die Freiwilligkeit und Unverbindlichkeitsvorbehalt.

Es ist wichtig, bei jeder einzelnen Zuwendung darauf hinzuweisen, dass es eine einmalige, freiwillige und unverbindliche DG-Leistung ist, ohne Rechtsanspruch für die Zukunft.

Sein Formulierungstipp lautet:
„Mit der Annahme der Leistung anerkennt der Arbeitnehmer, dass es sich um eine freiwillige, einmalige und unverbindliche Leistung des Arbeitgebers handelt, auf die kein Rechtsanspruch für die Zukunft entsteht.“

Drei Möglichkeiten, eine Betriebsübung wieder loszuwerden

1. Der Mitarbeiter verzichtet auf die Leistung. Das ist aber eher unwahrscheinlich.
2. Der Vertragsinhalt wird schlüssig geändert.
3. Ein nachträgliches DG-Widerrufsrecht wird vereinbart und sachlich begründet.

Betriebsübung oder Irrtum?

Ein Praxisbeispiel, das vor Gericht landete: Ein Dienstgeber rechnete über zwei Jahre lang eine Leistungszulage in die Sonderzahlungen ein. Die Zulage wird statt 12 Mal irrtümlicherweise 14 Mal pro Jahr an die Dienstnehmer ausbezahlt. Der Kollektivvertrag und dessen Zulagenordnung sahen eine 12-malige Auszahlung pro Jahr vor. Handelt es sich um eine Betriebsübung und besteht nun Anspruch auf 14-malige Auszahlung?

Die Judikatur sagt „nein“. Der Dienstgeber wollte keine über die KV-Verpflichtung hinaus zusätzliche Leistung gewähren. Es handelt sich um keine Betriebsübung und der Dienstgeber konnte ab sofort die Zulage 12 Mal pro Jahr auszahlen.

Ernst Patka gibt den Tipp: Handeln Sie nach dem Motto „Tue Gutes und mach es kund“. Freiwillige DG-Leistungen sollten z.B. auf Gehaltszetteln oder im Intranet vermerkt sein. Passiert einmal ein Irrtum, kann der Mitarbeiter keine Freiwilligkeit behaupten.

Mehr Informationen für Personalverrechner*innen

Die Agenda für das JourFixe im zweiten Quartal ist umfangreich: Weiters werden Kurzinformationen wie z.B. zum beitragsfreien Fahrtkostenersatz oder zur geplanten Teilpension behandelt. Unter dem Programmpunkt „Arbeitshilfen und Praxisfälle“ bekommen die zahlreichen Teilnehmer*innen arbeitsrechtliche Informationen zu Blackout als auch Wichtiges zu Ausbildungskostenrückersatz, Postensuchtage und die Sachbezugsberechnung bei Poolfahrzeugen. Neueste Judikatur zu Arbeits-, Sozialversicherungs-, Lohnsteuer- und Lohnnebenkostenrecht runden den Halbtag ab.

Checklisten und Informationen für die Praxis – nur für JourFixe-Teilnehmer*innen

Das JourFixe Personalverrechnung ist mit vier Terminen im Jahr die wichtigste Informationsquelle zu gesetzlichen Neuerungen für Lohn- und Gehaltsverrechner*innen in Österreich.

Zahlreiche Checklisten und Zusammenfassungen stellt der Steuerexperte, Wirtschaftsmediator und Chefredakteur des PVP (LexisNexis) Ernst Patka den JourFixe-Teilnehmer*innen auf der Plattform Moodle zur Verfügung: Zur Postensuche gibt es einen ausführlichen Praxisfall als auch ein Postensuchtage-Merkblatt. Zum Feiertagsarbeitsentgelt erleichtert eine Abrechnungsübersicht die Praxis und zur Regierungsvorlage des Budgetbegleitgesetzes 2025 zeigt eine kompakte Neuerungsübersicht die Top-Änderungen, die Personalisten kennen sollten.