Project Governance: Tipps für Projektauftraggeber*innen

Erfolg hat viele Gesichter – das zeigt sich besonders bei Projekten. Häufig wird der Fokus auf Projektmanager und ihre Teams gelegt, doch eine Rolle wird oft unterschätzt: die der Projektauftraggeber und Lenkungsausschüsse.

Studien zeigen, dass die Qualität der Project Governance, also der strategischen Lenkung und Überwachung von Projekten, entscheidend für deren Erfolg ist. Dieser Beitrag zeigt, wie Projektauftraggeber und Lenkungsausschüsse den Projekterfolg aktiv beeinflussen können.

Die zentrale Rolle des Projektauftraggebers

Bei Projekten wird häufig der Einsatz der Projektmanager und Teams betont. Doch Untersuchungen wie die Langzeitstudie der Standish Group, die seit mehr als 25 Jahren Erfolgsfaktoren von IT-Projekten analysiert, belegen, dass die Rolle des Projektauftraggebers mindestens genauso wichtig ist.

Insbesondere zwei Faktoren, die immer wieder als Schlüsselfaktoren genannt werden – Executive Sponsorship und Emotional Maturity – hängen direkt mit der Project Governance zusammen.

Auch eine Studie der Hochschule Koblenz (2015) bestätigt diese Erkenntnisse: In der subjektiven Einschätzung der befragten Experten wurden Steuerung und Entscheidungen als zweitwichtigster Erfolgsfaktor nach Teamwork genannt. Die evidenzbasierte Analyse zeigte außerdem, dass die Definition von Rollen und Kompetenzen sowie die zeitnahe Entscheidungsfindung, zwei zentrale Aufgaben von Projektauftraggebern, zu den wichtigsten Einflussfaktoren zählen.

Erfolgreiche Projekte brauchen starke Projektauftraggeber*innen.

Was macht einen guten Projektauftraggeber aus?

Zu den zentralen Verantwortlichkeiten eines Projektauftraggebers bzw. eines Lenkungsausschusses gehören:

1

Klare Ziele setzen

Der Projektauftraggeber definiert, welche Veränderungen und neuen Möglichkeiten durch das Projekt erreicht werden sollen. Diese Ziele müssen einen messbaren Beitrag zur Erreichung strategischer Unternehmensziele leisten.
2

Ressourcen bereitstellen

Budget, Personal und Zeit sind essenzielle Ressourcen, die vom Auftraggeber sichergestellt werden müssen. Auch die eigene Aufmerksamkeit und Verfügbarkeit sind entscheidend.
3

Entscheidungen treffen

Während der Projektlaufzeit treten oft neue Fragen oder Herausforderungen auf. Der Projektauftraggeber muss in der Lage sein, Entscheidungen rasch zu treffen oder diese an der richtigen Stelle in der Organisation herbeizuführen.
4

Stakeholderbeziehungen gestalten

Der Auftraggeber übernimmt eine aktive Rolle in der Kommunikation mit Stakeholdern und unterstützt das Projektteam bei schwierigen Verhandlungen oder Konflikten.
5

Führung übernehmen

Ein guter Projektauftraggeber versteht sich als temporäre Führungskraft für den Projektmanager und bietet Unterstützung, Feedback und Orientierung, wenn nötig.

Verantwortung über das Projekt hinaus

Die Aufgaben des Projektauftraggebers beginnen bereits lange vor dem Projektstart und enden nicht, sobald das Projekt abgeschlossen ist. Bereits vor Beginn obliegt es ihm, sicherzustellen, dass nur Projekte gestartet werden, die der Unternehmensstrategie dienen und unter den gegebenen Rahmenbedingungen realisierbar sind.

Nach Abschluss eines Projekts liegt es wiederum in seiner Verantwortung, dass die Ergebnisse wie geplant genutzt werden. Die strategische Ausrichtung und die Nutzenrealisierung sind entscheidend, um den Erfolg von Projekten nachhaltig in den Gesamtkontext der Organisation einzubetten.

Checkliste: 5 Tipps für Project Governance

Definieren Sie klare Projektziele

Beschreiben Sie, welche Veränderungen das Projekt bewirken soll. Stellen Sie sicher, dass die Ziele spezifisch, messbar und realistisch sind.
Stellen Sie notwendige Ressourcen bereit

Projekte benötigen Budget, Personal und Zeit. Auch die Verfügbarkeit und Aufmerksamkeit des Auftraggebers sind entscheidend.
Treffen Sie Entscheidungen schnell und sicher

Projekte sind dynamisch und bringen oft unerwartete Herausforderungen mit sich. Entscheidungen müssen zügig und fundiert getroffen werden.
Gestalten Sie Stakeholderbeziehungen aktiv

Kommunizieren Sie frühzeitig und regelmäßig mit Stakeholdern. Unterstützen Sie das Projektteam bei komplexen Verhandlungen oder Konflikten.
Fokus auf strategische Ausrichtung und Nutzenrealisierung

Wählen Sie Projekte, die die Unternehmensstrategie unterstützen. Stellen Sie sicher, dass die Projektergebnisse tatsächlich genutzt werden.

Warum Project Governance mehr Beachtung verdient

Viele Organisationen investieren in die Ausbildung von Projektmanagern, was zweifellos sinnvoll ist. Doch Studien zeigen, dass der Erfolg von Projekten ebenso stark von der Qualität der Project Governance abhängt.

Indem Organisationen gezielt in die Qualifikation und Auswahl von Projektauftraggebern und Mitgliedern in Lenkungsausschüssen investieren, können sie nicht nur den Projekterfolg steigern, sondern auch den Gesamterfolg der Organisation nachhaltig verbessern.

Seminarplatz sichern

Vertiefen Sie Ihre Fähigkeiten als Projektauftraggeber oder LA: