Für Sie nachgefragt: Zeit- und Stressmanagement

Man verliert Zeit, weil sofort diskutiert, telefoniert oder nach Schuldigen gesucht wird, obwohl die eigentliche Aufgabe noch nicht definiert und strukturiert ist.

Stress entsteht oft dort, wo Abläufe unklar sind. Welchen typischen ‚Zeitfresser‘ in Ihrem Fachgebiet kann man durch eine bessere Organisation oder digitale Tools am einfachsten eliminieren?

Wir arbeiten mit Terminlisten, in denen auch regelmäßige interne Checks terminisiert sind. Dadurch wird immer wieder eine präventive Überlegung über notwendige Veränderungen und Anpassungen, Kontrollen etc. durchgeführt, die dann wieder in Aufgaben auf der To-Do-Liste landen. Darüber hinaus führen diese Überlegungen auch zu Teambesprechungen, woraus dann die Aufnahme von Schwerpunkt-Themen resuliert – was wollen wir alle gemeinsam als Überarbeitung/Verbesserung vornehmen, und damit wir dann versucht effiziente gemeinsame Rundschreiben, Formulare, Aufgabenstellungen zu generieren, die wiederum terminisiert in die To-Do-Liste wandern. Damit bleibt der Kopf frei für die Erledigungen und der Stresspegel niedrig.

Zusätzlich definiere ich bereits am Abend die Hauptziele für den Folgetag. Aufgaben, die delegiert werden sollen, kommuniziere ich den MitarbeiterInnen bereits am Vortag. Dadurch entsteht zu Beginn des Arbeitstages weniger Druck, und das Arbeiten kann strukturiert beginnen – sowohl für die MitarbeiterInnen als auch für mich. Auch das transparente Visualisieren von Fixterminen, beispielsweise Abgabeterminen, in einem gemeinsamen Kalender reduziert inneren Druck. Der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, endet meist im Chaos sowie in für alle Beteiligten nicht zufriedenstellenden Ergebnissen.

Stress entsteht oft dort, wo Abläufe unklar sind. Welchen typischen ‚Zeitfresser‘ in Ihrem Fachgebiet kann man durch eine bessere Organisation oder digitale Tools am einfachsten eliminieren?

Typische „Zeitfresser“ in der Baubranche entstehen selten durch die eigentliche Arbeit auf der Baustelle oder im Büro, sondern meist durch unklare Abläufe, fehlende Informationen oder unzureichende Kommunikation. Man verliert Zeit, weil sofort diskutiert, telefoniert oder nach Schuldigen gesucht wird, obwohl die eigentliche Aufgabe noch nicht definiert und strukturiert ist. Aus meiner Sicht lässt sich dieses Problem mit einer klaren digitalen Struktur reduzieren. Entscheidend ist eine zentrale Plattform mit einheitlicher Ablage und klare Verantwortlichkeiten. Jeder Beteiligte muss sofort erkennen können, wo aktuell gültige Unterlagen zu finden sind. Zusätzlich helfen standardisierte Prozesse. Die Struktur und das digitale System dürfen keinesfalls zu kompliziert sein. In meiner beruflichen Praxis bringen interaktive Systeme besonders hohe Akzeptanz. Als langjähriger Pilotenausbilder handle ich nach dem Prinzip „Analyse – Action – Check“. Statt hektisch auf jede neue Information zu reagieren, wird zuerst die Situation bewertet, anschließend eine klare Maßnahme gesetzt und danach die Wirkung kontrolliert. Gerade unter Stress reduzieren solch einfache Standards Chaos und Fehler.