7 Tipps für Office-Manager*innen: Next Level im Büro

1. Werden Sie zum Zeitmanagement-Profi

Im modernen Office 4.0 ist effektives Zeitmanagement wichtiger denn je – es ist entscheidend, um den Anforderungen der digitalen Arbeitswelt gerecht zu werden. Wir müssen uns in der globalisierten und digitalisierten Gesellschaft ständig verändern und anpassen. Ein optimales Prioritäten- und Zeitmanagement hilft, den Überblick zu behalten, um die wirklich wichtigen Aufgaben im Blick zu haben, ohne sich zu verzetteln. Mit guter Organisation Ihrer Zeit finden Sie die Balance zwischen Arbeit und Freizeit und vermeiden so permanente Erreichbarkeit.

In meinem Modul Modernes Office Management erfahren Sie auch, wie Sie Stress vermeiden, Ihre Resilienz verbessern und eine gesunde Work-Life-Balance finden.

Von Irmtraud Schmitt

2. Work smarter, not harder: Arbeiten Sie mit digitaler Assistenz

In der modernen Arbeitswelt des Office 4.0 sind digitale Assistenten zu unverzichtbaren Werkzeugen geworden. Sie unterstützen nicht nur bei der Automatisierung von Aufgaben, sondern tragen auch zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Arbeitsqualität bei.

• Nutzen Sie digitale Assistenten, um sich von wiederkehrenden, zeitaufwändigen Aufgaben zu entlasten.
• Setzen Sie digitale Assistenten ein, um Aufgaben wie E-Mail-Filterung, Terminplanung und Dokumentenverwaltung zu automatisieren.
• Lassen Sie Assistenten Erinnerungen setzen und Ihren Zeitplan organisieren. Verwenden Sie gleichzeitig KI, um relevante Informationen aus dem Internet zu finden.
• Nutzen Sie die digitalen Tools auch, um Texte in verschiedene Sprachen zu übersetzen.
• Organisieren Sie Dateien effizient mit digitalen Assistenten.
• Im Projektmanagement und der Teamkollaboration kann die KI Aufgaben zuweisen und den Fortschritt überwachen.

Indem Sie die digitalen Assistenten sinnvoll und effektiv nutzen, können Sie nicht nur Ihre Produktivität steigern, sondern sich auch auf strategische Aufgaben konzentrieren, die menschliche Intelligenz erfordern. Im neuen Rollenbild der Assistenz sind die eigenen Talente gefragt. Mein Modul Digitale Office Assistenz führt Sie in eine neue Welt agiler Arbeitsmethoden – Sie erfahren ein Refresh und Update für Ihre Digitalkompetenz.

Von Irmtraud Schmitt

3. Agieren Sie souverän und selbstsicher

• Trainieren Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten – klare und wertschätzende Kommunikation zeigt Selbstsicherheit.
•  Achten Sie auf Ihre non-verbale Kommunikation: Ihre Körpersprache spricht Bände! Achten Sie auf aufrechte Haltung, Augenkontakt und ruhige Gestik
•  Vertreten Sie Ihren Standpunkt selbstbewusst und glaubwürdig. Kanalisieren Sie Emotionen in kritischen Situationen!
•  Zeigen Sie eine professionelle Change Mentalität! Bleiben Sie souverän bei Veränderungen und Umstrukturierungen.
•  Reflektieren Sie regelmäßig Ihr Verhalten und lernen Sie daraus

Im Modul Kommunikation im Office Management trainieren Sie, wie Sie Ihre Durchsetzungskraft stärken und den Mut finden “Stellung zu beziehen”. Sie lernen, Nein zu sagen und arbeiten an konkreten Lösungsansätzen zu Ihren persönlichen Situationen im Office Alltag.

Von Irmtraud Schmitt

4. Verfeinern Sie Ihre Kommunikation

E-Mails, Berichte, Notizen – willkommen in der Welt der schriftlichen Kommunikation. Jeder von uns hat schon einmal das Gefühl gehabt, dass seine Nachrichten im digitalen Nirvana verloren gehen. Warum? Weil sie vielleicht etwas zu langatmig waren oder in einem Meer von Fachjargon ertrunken sind. Hier kommen ein paar Tipps, wie Sie Ihre schriftliche Kommunikation auf den Punkt bringen – und dabei vielleicht sogar ein wenig Spaß haben.

Tipp 1: Kurz und knackig

Besonders unproduktiv ist eine E-Mail, die so lang ist wie ein Roman und genauso spannend wie ein Einkaufszettel. Hier ein kleines Beispiel:

„Sehr geehrte Frau Schmidt, ich hoffe, es geht Ihnen gut. In Bezug auf unser letztes Gespräch bezüglich des Projekts XY wollte ich Ihnen mitteilen, dass ich einige Fragen habe, die ich gerne mit Ihnen besprechen würde. Hätten Sie vielleicht Zeit, sich nächste Woche zu einem kurzen Meeting zu treffen?“

Wie wäre es stattdessen damit:

„Hallo Frau Schmidt, ich habe Fragen zu Projekt XY. Treffen wir uns nächste Woche?“
Klar und direkt – so bleibt die Aufmerksamkeit Ihres Lesers erhalten!

Tipp 2: Weniger Fachchinesisch

Ein einfacher Satz gewinnt immer gegen ein komplexes Labyrinth aus Fachbegriffen. Beispiel gefällig?

„Die Implementierung dieser neuen Methode zielt darauf ab, die Effizienz unserer Prozesse signifikant zu optimieren.“

Wie wäre es stattdessen damit?

„Diese neue Methode soll unsere Arbeit schneller und besser machen.“

Nicht jeder ist ein wandelndes Wörterbuch – und das ist auch gut so.

Tipp 3: Struktur ist der Schlüssel

Stellen Sie sich vor, Sie bekommen folgende E-Mail:

„Hallo, ich wollte nur mal schnell sagen, dass wir morgen das Meeting haben und es wichtig ist, dass wir über das neue Projekt sprechen, weil wir da noch einige Fragen haben, die wir klären müssen, bevor wir weitermachen können, und außerdem sollten wir überlegen, wie wir die Präsentation vorbereiten.“

Autsch. Wie wäre es damit:

„Hallo, für mich wären folgende Punkte beim Meeting morgen wichtig:
• Offene Fragen klären
• Vorbereitung der Präsentation

Übersichtlich, strukturiert und leserfreundlich. Wie Sie Ihre Texte leser:innenfreundlich gestalten, erfahren Sie im Modul Professionelle Office-Korrespondenz.

Von Sigrid Köhl

5. Feiern Sie Erfolge dank spannender PR-Texte

Kleine Schritte haben oft große Wirkung. Das gilt beim Schreiben von Texten ganz besonders für Pressetexte. Hier ist die Konkurrenz groß – und langweilige Texte werden von Journalistinnen und Journalisten schnell übersehen. Spannende Texte wie zum Beispiel kreative PR-Texte erreichen mehr mediale Aufmerksamkeit, denn sie wecken das Interesse der Leserinnen und Leser. Meine wichtigsten Tipps in Kürze:

• Finden Sie ein merkwürdiges Thema
  Ein merkwürdiges Thema weckt die Neugier bei Leserinnen und Lesern. Überlegen Sie, was Ihre Zielgruppe interessiert und wie Sie dieses Thema spannend entwickeln können. Denken Sie auch an Storytelling, falls Sie einen Beitrag über das Unternehmen planen.
• Entwickeln Sie verschiedene Titel
  Experimentieren Sie mit verschiedenen Titeln und wählen Sie den aus, der am besten zum Text passt – und natürlich zum Zielmedium. Denken Sie auch an die aktuelle Saison, um erste Ideen zu entwickeln.
• Informieren Sie am Beginn über den Nutzen
  Warum sollen sich Leserinnen und Leser für dieses Thema interessieren? Welchen Mehrwert bietet der Text? Antworten dazu machen Texte lesenswert.

Drei kleine Schritte wie diese können einen großen Unterschied machen: Sie helfen, dass Ihre Pressetexte mehr mediale Aufmerksamkeit erhalten. Experimentieren Sie, um wirkungsvolle Texte zu entwickeln – und bleiben Sie kreativ.

Mehr erfahren Sie in meinem Modul Kreative PR für das Office-Management.

Von Marianne Strasser

6. Erweitern Sie Ihr Interesse für Bilanz, Cashflow & Kennzahlen

Office Manager*innen sind oft mit der Zuarbeitung zum Rechnungswesen und der Personalverrechnung betraut, ohne den entsprechenden Abteilungen anzugehören. Dadurch fehlt manchmal das vertiefte Verständnis dafür, warum man tut, was man tut. Gleichzeitig sind das externe Rechnungswesen, die Kostenrechnung sowie die Personalverrechnung hochkomplexe Arbeitsgebiete, die sich Uninformierten nicht einfach erschließen und schon gar nicht in kürzester Zeit.

Hier kommt das Planspiel ins Spiel – im wahrsten Sinne des Wortes. Planspiele reduzieren eine komplexe Wirklichkeit auf das Wesentliche, halten die Teilnehmer durch den spielerischen Zugang aufmerksam und ermöglichen es, dass auch komplexe Sachverhalte in kurzer Zeit von der grundsätzlichen Struktur erfasst werden können.

Stellen Sie sich vor, Sie gründen ein Unternehmen und arbeiten in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Finanzen und HR so zusammen, dass Sie ein möglichst optimales Gesamtergebnis erzielen. Dabei lernen Sie, wie man eine Gewinn- und Verlustrechnung (G&V) und eine Bilanz erstellt, welche Einflussfaktoren das Gesamtergebnis beeinflussen und warum der Cash Flow wichtig ist. Klingt spannend? Ist es auch.

Zwischen den einzelnen Runden bieten diese Diskussionen wertvolle Einblicke und machen komplexe Themen greifbar. Durch den ständigen Wechsel zwischen Spiel und Reflexion bleibt die Aufmerksamkeit hoch, und die Lernkurve ist steil. So wird das Verständnis für die Zusammenhänge geschärft, und das Erlernte kann direkt in die Praxis umgesetzt werden.

Fazit: Mit einem Planspiel werden aus komplexen und oft trockenen Themen lebendige Erfahrungen. Es ermöglicht Office Manager*innen, tief in die Materie einzutauchen, ohne sich zu langweilen oder überwältigt zu fühlen. Sie lernen, wie man mit den verschiedenen Abteilungen zusammenarbeitet, wie sich wirtschaftliche Faktoren auf das Unternehmen auswirken und welche strategischen Entscheidungen den Unterschied machen.

Erfahren Sie mehr im zweitägigen Modul Das Unternehmen als Planspiel: Bilanz, Cashflow, Kennzahlen verstehen.

Von Sigrid Köhl

7. Nehmen Sie am Lehrgang Office Management teil

Darum lohnt sich der Lehrgang Office Management: In diesem Lehrgang lernen Sie die drei Autorinnen dieses Beitrags persönlich kennen und Sie profitieren somit vom Expertinnen-wissen vor Ort. Es gibt auch eine Kick-Off-Veranstaltung sowie eine Abschlusspräsentation. Nach diesem Lehrgang sind Sie optimal ausgestattet, um Ihr Office Management auf ein komplett neues Level zu heben, das Ihren Büro-Alltag bereichert.

Autorinnen des Beitrages & Referentinnen des Lehrganges: