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Individuelle LösungenDas 1×1 eines gelungenen Projektstarts
Bevor es an die Planung und Umsetzung eines Projektes gehen kann, ist ein gut geplanter und strukturiert durchgeführter Projektstart wichtig. Dieser ist für den Erfolg des gesamten Projektes essentiell, wird aber oft nur stiefmütterlich behandelt. Mit unserer “Projektstart Checkliste” sind Sie bestens auf Ihre Aufgaben als Projektmanager vorbereitet.
1. Projektantrag prüfen
Oftmals wird der Projektantrag nur rudimentär behandelt und enthält kein klares Ziel und sagt nichts über Zusammenhänge und Einflussgrößen aus. Startet man nun gleich mit dem Rekrutieren der Projektmitarbeiter und erstellt Pläne und Konzepte, übersieht man möglicherweise, dass gewisse Kriterien für das Projekt gar nicht erfüllt sind. So ist in einem Projektantrag genau zu definieren, welches Problem durch das Projekt gelöst werden soll. Auch Ziele und Nicht-Ziele sind vorab zu definieren. Wichtig ist zudem zu definieren, welche Rahmenbedingungen innerhalb des Projektes einzuhalten sind, wer daran beteiligt ist und wie viele personelle Ressourcen zur Verfügung stehen.
Auch die Definition der Meilensteine und des Budgets sollten noch vor Projektstart im Projektantrag genau definiert sein. Erst wenn alle Erwartungen und Sichtweisen des Projektauftraggebers geklärt sind und eventuelle Unklarheiten und Widersprüche bereinigt sind, geht es an den nächsten Schritt.
2. Projektauftrag und -umfang festlegen
Sind alle Eckdaten geklärt und die notwendigen Voraussetzungen gegeben, kann mit der Definition des Projektes in seiner Gesamtheit begonnen werden. Dazu zählen folgende Punkte für ein klassisches Projektmanagement:
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Projektziele
Ziele müssen für alle Beteiligten verständlich und klar definiert sein, außerdem müssen sie gemessen werden können. Daher ist die Ausformulierung der Ziele, bestenfalls gleich in einem Kick off Meeting, immens wichtig.
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Projektgrenzen
Durch die Projektabgrenzung wird definiert, was mit dem Projekt bearbeitet bzw. geändert wird und was nicht. Dadurch wird der Projektumfang präzise definiert.
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Rahmenbedingungen
Um den Handlungsspielraum einzugrenzen, müssen relevante Sachverhalte wie Vorgaben, Richtlinien etc., die nicht unmittelbar verändert werden können, vor Beginn des Projekts definiert werden.
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Grobe Arbeitsstruktur
Durch eine grobe Arbeitsstruktur wird die Gesamtaufgabe in mehrere Arbeitspakete unterteilt. Diese müssen überschaubar, planbar, kalkulierbar, delegierbar und steuerbar sein. Die Arbeitspakete werden im Projektstrukturplan dokumentiert.
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Meilensteine
Meilensteine stehen für Zwischenergebnisse, die das Projekt zeitlich und sachlich terminieren. Sie sind einzelne Zwischen-Ziele des Projekts, deren Abschluss Schritt für Schritt zum Projektabschluss führt.
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Projektorganisation
Die Projektorganisation ist die Basis des Projektes. Sie regelt die Zuständigkeiten, wer für welchen Bereich des Projekts verantwortlich ist, definiert Aufgaben, Verantwortung und Kompetenz pro Stelleninhaber, um die geforderten Ziele zu erreichen.
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Schätzung Personalbedarf
Der geschätzte Personalbedarf zeigt an, wer, basierend auf den Arbeitspaketen, pro Phase wie viele Arbeitstage leistet und wie stark ein Projektmitarbeiter pro Projektmonat ausgelastet ist.
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Kostengrobschätzung
Für eine bessere Übersicht der Kosten ist eine Kostengrobschätzung wichtig. Dabei schätzt man die Kosten pro Projektphase basierend auf dem Personal- und Materialbedarf pro Arbeitspaket.
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Kommunikationsplan
Der Kommunikationsplan definiert, wie die Beteiligten informiert werden. Im Fokus stehen dabei die 5 W’s: Was, Wer, Wann, Wem, Wie.
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Dokumentationssystem
Ein gutes Dokumentationssystem hilft allen Beteiligten, sich während und nach dem Projekt zurechtzufinden und ist daher essentiell für den Erfolg des Projektes. Hierbei muss von Anfang an feststehen, wie man Dokumente im Projekt kennzeichnet und in welcher Struktur sie abgelegt werden sollen.
3. Projektauftrag erstellen
Sobald die zuvor erwähnten Informationen schriftlich festgehalten wurden, sind diese strukturiert zu dokumentieren. Nun gilt es den Projektauftrag zu erstellen und darin folgende Fragen für den Auftraggeber zu beantworten:
- Warum machen wir das Projekt?
- Was wird dafür benötigt?
- Was wird damit erreicht?
Sind alle Fragen geklärt, geht es endlich an den finalen Schritt: der Projektauftrag kann dem Auftraggeber vorgelegt werden.
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4. Projektauftrag auslösen
Ist der Auftraggeber mit dem Inhalt einverstanden, unterschreiben beide Instanzen das Dokument. Diese schriftliche Verabredung bringt Klarheit und ist die offizielle Freigabe, um Mittel für das Projekt bereitzustellen.
Es wird empfohlen, den Projektauftrag nach seiner Unterzeichnung von Zeit zu Zeit auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Sollten sich wesentliche Änderungen wie z.B. eine Änderung der Ziele, eine Kürzung des Budgets oder des Zeitraums ergeben, muss auch der Projektantrag dahingehend verändert werden. Hier sind ergänzende Vereinbarungen notwendig.
Checkliste für den Projektstart
Bevor es also die Planung und Durchführung geht hier noch einmal eine Checkliste, welche Punkte zuvor erledigt sein müssen um ein Projekt erfolgreich starten zu können:
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Der Anlass bzw. Auslöser für das Projekt ist geklärt
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Die zu berücksichtigenden Rahmenbedingungen sind klar abgesteckt
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Die Aufgabenstellung ist klar abgegrenzt
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Die Ziele sind messbar und lösungsneutral formuliert
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Start- und Enddatum des Projekts sind klar definiert
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Das Projekt ist grob strukturiert
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Die Kosten sind grob berechnet
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Der Personalbedarf ist bekannt
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Auftraggeber und Projektleiter sind namentlich bekannt
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Das Projektorganigramm ist erstellt
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Der Standort an dem am Projekt gearbeitet wird ist klar definiert
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Es ist klar, welche Mittel bzw. Infrastruktur benötigt werden
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Die Struktur und Ablage der Projektdokumentation ist geklärt
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Die Informationspflicht ist abgesprochen nach Art, Weise und Häufigkeit
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Der Projektauftrag ist vom Auftraggeber und Projektleiter unterschrieben