KI im Büroalltag: Warum wir aufhören müssen zu „angeln“

Das Problem: High-Tech-Werkzeug, Low-Tech-Nutzung

Viele Anwender degradieren tagtäglich das Large Language Model ihrer Wahl – sprich eine „Denk-Maschine“ mit enormem Performance-Potenzial – zu einer simplen Suchmaschine. Popluhar findet dafür einen deutlichen Vergleich: Es ist, als würde man einen Eishockey-Schläger dafür verwenden, einen Stift aufzuheben. Ist das Aufheben tatsächlich das Ziel, gibt es wesentlich bessere Werkzeuge dafür. Der Hockey-Schläger kann dafür Dinge wesentlich besser, die eine Hand alleine nicht kann. Dieser Vergleich steht sinnbildlich für „ich frag mal schnell ChatGPT“ anstatt eine Google-Suche durchzuführen. Das hat nichts mit Produktivitätssteigerung durch KI zu tun, sondern ist schlicht das falsche Tool für diese Aufgabe.

Der Schlüssel zu echter Effizienz liegt aber nicht nur im Tool selbst, sondern auch im System, das man darum herum baut. Popluhars Credo für den Arbeitsalltag lautet daher: „Wer auf ein Tool setzt, ist abhängig. Wer ein System hat, ist unabhängig.“ Das Prinzip dahinter: Für jedes Ziel ein System schaffen, das die Zielerreichung vereinfacht. Sinnbildlich steht hier die Tafel Schokolade, der man widerstehen will. Natürlich ist es möglich, jeden Abend an der Naschlade vorbeizugehen und dem Drang zu widerstehen. Bedient man sich aber dem einfachen System, einfach keine Schokolade mehr zu kaufen, ist die Erreichung des Ziels gleich viel leichter möglich.

Die Psychologie der Maschine verstehen

Um die KI wirklich zu beherrschen, muss man verstehen, wie diese arbeitet. Ein Large Language Model (LLM) denkt nicht, wie wir Menschen das tun, auch wenn es diesen Anschein erweckt. Die KI ist nichts anderes als ein statistisches Vorhersagemodell. Es errechnet lediglich das wahrscheinlichste nächste Wort (Token) basierend auf dem bisherigen Kontext.

Die wichtigsten Erkenntnisse, die man bei der Arbeit mit KI immer im Hinterkopf haben sollte:

1. KI besitzt kein Bewusstsein und versteht nicht, was sie tut.
2. Sie ist „gehorsam“, liegt aber nicht automatisch richtig.
3. Sie halluziniert und neigt dazu, Dinge zu erfinden, wenn Fakten fehlen, nur um den Sprachfluss aufrechtzuerhalten.
4. Die menschliche Aufsicht – der „Human in the Loop“ – ist unerlässlich.

Vom „Better Google“ zum strategischen Sparringspartner

Der Weg zur Prompt-Exzellenz führt über klare Strukturen. Popluhar empfiehlt hierfür Frameworks wie CITE (Context, Intent, Task, Execution). Ein guter Prompt gibt der KI eine Experten-Persona, fordert sie auf, Fragen zu stellen, bevor sie antwortet und lässt sie ihren Denkprozess offenlegen (Chain of Thought). Popluhars Tipp: „KI ist nicht nur Text-Automat, sondern Sparringspartner.“

Durch LLMs lassen sich gezielt Kompetenzen aufbauen, aber nur, wenn man die KI nicht als reinen Informationslieferanten nutzt. Oftmals schreibt man einen Prompt, erhält in Kürze die Antwort und damit ist der Nutzen erledigt. Die KI kann aber wesentlich mehr. Je nach Wunsch lässt sie sich so einsetzen, dass man gemeinsam mit ihr zu einer Lösung kommt und dabei auch die Hintergründe des Lösungsweges versteht.

Popluhar nennt dazu folgendes Beispiel: Wenn ich schnell wissen muss, was 20 auf Englisch heißt und ich dies prompte, erhalte ich die Antwort. Das Problem ist damit zwar gelöst, gelernt habe ich aber nichts. Nutze ich die KI hingegen als Tutor – sie ist mein Englischlehrer, ich bin ihr Schüler, und sie erklärt mir die Regeln des englischen Zahlensystems – erhalte ich nicht nur die Antwort, sondern verstehe auch den Zusammenhang dahinter.

Verantwortung und das „Zero Trust“-Prinzip

Ein kritisches Thema, das viele Unternehmen in Österreich betrifft, ist die sogenannte „Schatten-KI“, also die Nutzung nicht genehmigter Tools am Arbeitsplatz, was oft aus Karriere- und Zeitdruck geschieht. Hier mahnt der Experte zu einem verantwortungsvollen Umgang und klaren Richtlinien statt Verboten. „Compliance ist kein Bremser, sondern der Airbag„, betont er. Statt Verbote zu umgehen, sollten Richtlinien zur Verwendung der KI eingefordert werden, sofern diese noch nicht festgelegt wurden.

Neben klaren Richtlinien braucht es aber auch ein grundsätzlich neues Bewusstsein für Risiken, die durch KI entstehen – und zwar nicht nur intern, sondern auch von außen. Denn angesichts der rasanten Entwicklung von Deepfakes in Audio und Video (durch Tools wie HeyGen oder Eleven Labs) wird eine neue Kompetenz im Büro entscheidend: Zero Trust. Man darf keinem Anruf oder Video blind trauen, wenn es um sensible Daten oder Geld geht, sondern muss Informationen über einen zweiten Kanal verifizieren. Wer weiß, wie einfach es ist, mit Hilfe der KI Stimmen, Videos und Bilder zu fälschen, ist auch vorsichtiger, wenn über die Office-Mail eine seltsame Anfrage oder gar ein gefälschter Anruf reinkommt.

KI nutzen, Verantwortung behalten

Am Ende geht es darum, dass die Technologie dem Menschen dient und nicht umgekehrt. KI kann uns „Superkräfte“ verleihen, aber sie nimmt uns nicht die Verantwortung für das Ergebnis ab. Wer KI systematisch in den Arbeitsalltag einbettet, statt sie nur sporadisch zu nutzen, schafft den Sprung zum echten Profi. Und wie bei so vielen Dingen im Leben, kann das nur durch den Aufbau von Wissen und die konkrete Anwendung im Alltag geschehen.