KI im Rechnungswesen – Interview mit Martin Setnicka, Experte für digitale Transformation

Für eine erste Orientierung: Wo stehen österreichische Finanz- und Rechnungswesen-Abteilungen aktuell, wenn es um den Einsatz von KI geht?

Tatsächlich ist das gar nicht so einfach zu beantworten. Technologisch gesehen sind wir in Österreich sehr fortschrittlich. Es gibt Start-ups wie Finmatics, die im Bereich KI-gestützter Buchhaltung viel optimiert und automatisiert haben. Ohne hier Werbung machen zu wollen – solche Unternehmen zählen mittlerweile zu den wichtigsten Playern, wenn es um intelligente Automatisierung im Rechnungswesen geht.
Auch in der Personalverrechnung gibt es mit Tools wie Lohnbot bereits Anwendungen, die einen hohen Automatisierungsgrad gewährleisten. Vereinfacht gesagt bewegt sich die Buchhaltung zunehmend in Richtung einer autonomen Buchführung – das ist das erklärte Ziel dieser Entwicklungen.
Das Start-up Finmatics gehört mittlerweile zu einem internationalen Konzern – und genau das zeigt: Solche Innovationen kommen aus Österreich. Technologisch sind wir also sehr fortschrittlich.

Beim Mindset hingegen sind wir im internationalen Vergleich oft etwas konservativer. Es herrscht manchmal noch die Haltung: „Das haben wir immer schon so gemacht.“ Große Veränderungen gab es in den letzten Jahren auch in der österreichischen Finanzverwaltung, auch wenn die Veränderungen hier nicht so schnell passieren wie in der Privatwirtschaft. Interessanterweise gehörte Österreich bei der KI-gestützten Betrugserkennung und -bekämpfung, etwa bei der Auswahl von Prüfungsfällen in der Betriebsprüfung, zu den ersten Ländern, die solche Systeme tatsächlich einsetzten – sogar im Finanzministerium. Zu dieser Zeit experimentierten nur wenige EU-Staaten in diesem Bereich.
Kurz gesagt: Technologisch sind wir sehr gut aufgestellt, aber unser Mindset bremst die Dynamik noch etwas.

Es gibt also echte Vorreiter ebenso wie Unternehmen, die noch nicht einmal gestartet haben – und die große Mitte wartet vorerst noch ab?

Das trifft es ziemlich gut. Dieses Muster sieht man auch in Deutschland. Dort gab es vor drei, vier Jahren viele Steuerberatungskanzleien, deren Inhaber*innen kurz vor der Pension standen und Nachfolger suchten. Doch viele junge Steuerberaterinnen wollten diese klassischen, eher „oldschool“ geführten Betriebe nicht übernehmen. Das führte zu einer großen Umbruchwelle in der Branche. Seitdem ist in Deutschland spürbar Bewegung entstanden.

In Österreich sieht man jetzt eine ähnliche Entwicklung. KI kommt verstärkt zum Einsatz, allerdings mit einer gewissen Ernüchterung: Nach der anfänglichen Begeisterung für einfache Anwendungen – etwa E-Mails formulieren oder Texte generieren – geht es nun um die Integration von KI-Anwendungen in die geschäftlichen Prozesse. Die zentrale Frage lautet heute: Wie kann KI tatsächlich zur Prozessoptimierung beitragen?

Ist das Thema Datenqualität ein Problem im Finanz- und Rechnungswesen?

Im Finanz- und Rechnungswesen ist die Datenqualität in den meisten Buchhaltungssystemen sehr hoch. Im internationalen Vergleich sind wir hier wirklich gut aufgestellt.

Rechnungen einscannen und Buchungen automatisieren, das kann man – wo gibt es aber Sprünge, die wir mit KI machen können?

Genau, diese Dinge sind technisch im Grunde gelöst. Viele Unternehmen nutzen diese Möglichkeiten aber noch gar nicht oder nur sehr eingeschränkt, und genau hier beginnt das eigentliche Thema: Mindset und Unternehmenskultur.

Wenn wir uns nun einen von KI optimierten Tag in einer Steuerkanzlei ansehen – wie könnte so ein Tag aussehen?

Von der Kommunikation über die Belegverarbeitung etwa von KI-gestützter Telefonie bis hin zu Beratungsgesprächen können viele Schritte teilweise oder vollständig automatisiert werden. Dabei sind Datenschutz und transparente Informationsbereitstellung wichtig, damit Menschen solchen Systemen auch vertrauen können.

Gibt es Widerstände gegen solche Veränderungen?

Ja, und dieser fehlende Veränderungswille betrifft nicht nur die Kanzleien selbst, sondern auch die Klient*innen. Ich höre oft: „Ich kann meine Kanzlei nicht modern aufstellen, weil meine Klient*innen noch nicht so weit sind, etwa beim Thema Papierlosigkeit.“ Viele scheuen sich davor, hier mit zwei Prozessen parallel zu arbeiten – ich würde das trotzdem empfehlen, weil die Entwicklung ohnehin in diese Richtung geht.

Wie sehen Sie das Zusammenspiel von Mensch und Maschine?

Es gibt sehr klare Hinweise darauf, dass Mensch und Maschine im Zusammenspiel deutlich stärker sind als jeweils allein. Studien – etwa von Autoren wie Daugherty und Wilson – zeigen, dass genau die bewusste Mensch-Maschine-Interaktion dazu führen kann, dass der Mensch gewissermaßen Superkräfte entwickelt. Der Genetiker und Bestsellerautor Prof. Hengstschläger spricht in diesem Zusammenhang von Fusion Skills: In Zukunft wird es eine zentral sein, Schnittstellen zu verstehen und die Interaktion zwischen Mensch und KI gezielt zu gestalten. Wir befinden uns gerade im Übergang vom digitalen Zeitalter hin zu einem KI-Zeitalter, in dem Systeme noch schneller agieren – und genau deshalb werden Fusion Skills immer entscheidender.

Können Sie Beispiele für solche Superkräfte nennen?

Ein gutes Beispiel für diese „Superkräfte“ ist die fachliche Recherche. Früher haben wir Gesetzestexte manuell durchgearbeitet, heute kann KI umfangreiche Regelwerke – wie etwa Lohnsteuerrichtlinien mit hunderten Seiten – in Sekunden durchsuchen und relevante Stellen vorschlagen. Ich nutze das selbst in meiner Tätigkeit an der Fachhochschule: KI hilft mir, rechtliche Fragestellungen schneller einzugrenzen, aber die fachliche Entscheidung treffe ich weiterhin selbst. Genau in dieser Mitte – die Maschine übernimmt das schnelle Finden, der Mensch bewertet, interpretiert und verantwortet – entsteht der eigentliche Mehrwert.

Haben die Mitarbeiter*innen Angst, ihren Job zu verlieren?

Ja, aber diese Sorge ist meiner Meinung nach unbegründet. Gewisse Tätigkeiten wird KI bzw. das System automatisiert erledigen, aber genau dadurch entsteht Zeit für andere Aufgaben – für komplexere Fragestellungen, größere Herausforderungen und mehr Beratung. Buchhalter*innen, Bilanzbuchhalter*innen oder Personalverrechner*innen sind viel zu gut ausgebildet, um nur Belege abzutippen. Ein Beispiel: Eine bekannte Steuerberatungskanzlei, die ich begleitet habe, hat die Personalverrechnung weitgehend automatisiert. Dort hatte niemand Angst, seinen Job zu verlieren – im Gegenteil: Die Mitarbeitenden konnten stärker in Beratung, fachlich anspruchsvolle Themen und strategische Aufgaben wechseln. Wichtig sind die richtigen Skills.

Welche Skills brauchen Mitarbeitende?

Erstens benötigen Mitarbeitende sogenannte Fusion Skills, also die Fähigkeit, sinnvoll mit KI-Systemen zusammenzuarbeiten, statt sie lediglich als Werkzeug oder Bedrohung zu betrachten.
Die Psychologin Carol Dweck spricht von einem Growth Mindset, das sich weiterentwickelt und einen dazu bringt, Neues zu lernen und die eigene Komfortzone zu verlassen. Im Gegensatz dazu steht das starre Fixed Mindset nach dem Motto: „Das haben wir immer schon so gemacht.“ Dieses Wachstumsdenken kann man trainieren, und es ist für den Umgang mit KI entscheidend. Drittens geht es um Data Literacy, also Datenkompetenz. Das bedeutet, Daten lesen, einordnen und interpretieren zu können, um daraus Nutzen für das Unternehmen zu ziehen. Besonders im Rechnungswesen bringt Data Literacy einen großen Vorteil mit sich. Ergänzend dazu werden Fähigkeiten wie Kommunikation, Zusammenarbeit und interdisziplinäres Arbeiten immer wichtiger – etwa wenn Rechnungswesen-Expert*innen eng mit IT-Teams zusammenarbeiten. Menschen, die diese „Sprachübersetzung“ – ich nenne sie Digital Translator – zwischen Fachbereich und Technik übernehmen können, werden zu zentralen Schlüsselfiguren.

Wie wird sich das Rollenbild von Menschen in der Buchhaltung und im Rechnungswesen verändern?

Es gibt bereits Studien, etwa von Fachhochschulen, die das Rechnungswesen im Jahr 2030 in den Blick nehmen und neue Rollenbilder beschreiben. Klar ist: Mit KI und Automatisierung verändern sich Aufgabenprofile deutlich. Einerseits kommen neue Themen dazu – zum Beispiel ESG-Reporting und damit verbundene Meldepflichten, die zunehmend im Rechnungswesen verankert werden. Andererseits fallen repetitive Tätigkeiten weg oder werden stark reduziert. Insgesamt führt das zu einer Aufwertung des Berufsbildes: weg von reiner Datenerfassung, hin zu Analyse, Beratung und Steuerung. Voraussetzung ist allerdings, dass Mitarbeitende gezielt in die richtigen Skills investieren – insbesondere in technologische Kompetenzen und den souveränen Umgang mit neuen digitalen Tools.

Wo kann man da bei Schulungen konkret ansetzen?

Ein guter Einstieg ist, mit einem einfachen Reifegrad-Modell zu arbeiten: Wo stehen wir heute, und wo wollen wir hin? Dieses Ist–Soll-Bild ebnet den Weg, den man dann in Etappen bewältigen kann.
Dann empfehle ich, mit Low Hanging Fruits zu beginnen: Maßnahmen, die leicht umsetzbar sind, schnell sichtbar werden, auch wenn der Impact zunächst kleiner erscheint. Das habe ich in vielen Projekten so gemacht – gerade diese ersten kleinen Erfolge helfen enorm, den Kulturwandel anzustoßen, weil die Mitarbeitenden merken: „Das funktioniert, und es ist gar nicht so schlimm.“