Papierloses Büro – Nachhaltige Digitalisierung als Schlüssel einer modernen Büroorganisation

Isabel Folie

·

Papierstapel auf dem Schreibtisch, überquellende Aktenordner und langes Suchen nach dem „einen Dokument“ – für viele nach wie vor Alltag. Dabei bietet die digitale Welt längst praktikable Alternativen: Das papierlose Büro ist kein Zukunftsmodell mehr, sondern in vielen Unternehmen gelebte Realität. Erfahren Sie, warum sich der Umstieg lohnt, welche rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten sind und wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) dabei unterstützen können.

Papier war gestern, Digitalisierung ist heute. Wir zeigen Ihnen, was es beim Umstieg vom raschelnden Papierstapel zur strukturierten digitalen Ablage rechtlich zu beachten gilt – und wie Sie Ihr gesamtes Team zum Mitmachen motivieren.

Dokumentenmanagement & digitale Archivierung

Nicht nur eine Zettelwirtschaft verursacht Chaos – auch eine unübersichtliche Ordnerstruktur am Computer führt zu Verwirrung und langem Suchen nach dem richtigen Dokument. Ein zentraler Baustein auf dem Weg zum papierlosen Büro ist daher ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS).

Ein DMS ist eine Software, mit der alle wichtigen Dokumente digital abgelegt, schnell gefunden, gemeinsam bearbeitet und rechtssicher archiviert werden können. Es ersetzt das klassische Ablagesystem – egal ob im Aktenschrank oder auf dem Netzlaufwerk – durch eine strukturierte, digitale Lösung mit klaren Zugriffsrechten, Suchfunktionen und automatisierten Abläufen.

Die wichtigsten Funktionen eines DMS

  • Zentrale Ablage mit durchdachter Ordnerstruktur

  • Automatisierte Workflows, z. B. für Freigaben oder Rechnungsprüfungen

  • Versionskontrolle und nachvollziehbare Bearbeitungshistorie

  • Integration in bestehende Programme (z. B. Microsoft 365, ERP-Systeme)

  • Schneller Zugriff auch aus dem Homeoffice oder unterwegs

Das klingt in der Tat praktisch – doch natürlich gibt es bei der Umsetzung einiges zu beachten. ARS-Experte Nicolas Nagel weiß aus jahrelanger Praxiserfahrung, wovon er spricht, wenn er sagt: „Bei der Einführung eines DMS kommt es entscheidend darauf an, Prozesse vorab sauber zu analysieren und klare Verantwortlichkeiten zu definieren – Technik allein löst keine organisatorischen Probleme.“

Bei der Einführung eines DMS kommt es entscheidend darauf an, Prozesse vorab sauber zu analysieren und klare Verantwortlichkeiten zu definieren – Technik allein löst keine organisatorischen Probleme.

Nicolas Nagel

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Rechtliche Grundlagen: Archivierung & Datenschutz

Digital geht garantiert nichts verloren: Ein weiterer Aspekt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die digitale Archivierung: Dokumente müssen strukturiert und gesetzeskonform aufbewahrt werden – revisionssicher, nachvollziehbar und langfristig zugänglich. Moderne DMS bieten dafür die nötigen Funktionen – von der automatischen Fristenüberwachung bis zur Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer. Univ.-Lekt. Nagel gibt Unternehmen einen wertvollen Gedanken mit auf den Weg, um den Umstieg von Anfang an richtig zu gestalten: „Häufig wird die Notwendigkeit unterschätzt, datenschutzrechtliche Anforderungen wie Löschverpflichtungen von Beginn an systematisch zu berücksichtigen, um spätere Compliance-Risiken zu vermeiden.“

Behalten wir also die Löschverpflichtungen genau im Kopf, wenn wir uns die Aufbewahrungspflichten im Detail ansehen:

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten:
Laut Unternehmensgesetzbuch (UGB), Bundesabgabenordnung (BAO) und Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen bestimmte Dokumente bis zu sieben Jahre lang archiviert werden – teilweise auch länger. Wichtig ist dabei die Revisionssicherheit, also die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Dokumente.

DSGVO-konforme Umsetzung:
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur autorisierten Personen zugänglich sind, Änderungen dokumentiert und Löschfristen eingehalten werden. DMS helfen dabei, diese Anforderungen umzusetzen – etwa durch:

  • Zugriffssteuerung mit Rollen- und Rechtemanagement
  • Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
  • Einhaltung von Löschfristen durch automatisierte Prozesse

Datenschutz im Fokus

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Fördermöglichkeiten: Digitalisierung gezielt unterstützen

Der Weg zum papierlosen Büro ist strategisch sinnvoll – aber oft mit Investitionen verbunden. Um gerade kleinere Unternehmen bei diesem Schritt zu unterstützen, stehen in Österreich verschiedene Förderprogramme bereit. Zwei der bekanntesten sind:

Wichtige Fördermöglichkeiten:

  • KMU.DIGITAL (WKO & BMAW):
    Fördert Beratung und Umsetzungsschritte zur Digitalisierung, z. B. im Bereich Prozessoptimierung oder IT-Sicherheit. Bis zu 9.000 € Förderung möglich.
  • AWS Digitalisierung:
    Unterstützt Unternehmen bei der Einführung digitaler Geschäftsmodelle oder Technologien. Auch Cloudlösungen und IT-Infrastruktur sind förderbar.

Ein gezielter Blick auf regionale Programme lohnt sich – oft werden auch Pilotprojekte oder Erstberatungen unterstützt. Viele Programme lassen sich mit fachlicher Begleitung und  Weiterbildungsmaßnahmen kombinieren.

Unternehmensführung als Schlüssel zum Erfolg

Die Digitalisierung des Büroalltags ist keine rein technische Frage – sie ist eine strategische Führungsentscheidung. Wer den Wandel zum papierlosen Büro ernsthaft umsetzen will, braucht nicht nur gute Tools, sondern vor allem eine klare Haltung auf Führungsebene. Digitalisierung ist Chefsache.

Führungskräfte sind entscheidend für den kulturellen Rahmen, in dem digitale Prozesse überhaupt erst tragfähig werden. Das beginnt bei der Priorisierung entsprechender Projekte, reicht über die Budgetfreigabe bis hin zur täglichen Vorbildwirkung. Nur wenn Führung aktiv vorlebt, wie digital gearbeitet wird, entsteht Vertrauen und Orientierung im Team.

Mit gutem Vorbild voran

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Wichtige Aufgaben der Führungsebene in Digitalisierungsprozessen

  • Ziele und Nutzen klar kommunizieren

    Warum wird umgestellt? Welche Verbesserungen sind zu erwarten – für das Unternehmen und für jeden Einzelnen?

  • Strukturen schaffen, nicht überfordern

    Prozesse realistisch planen, mit Phasen zum Testen, Reflektieren und Anpassen.

  • Ressourcen bereitstellen

    Budget, Zeit und Tools müssen zur Verfügung stehen – ebenso wie Weiterbildungsangebote.

  • Mit gutem Beispiel vorangehen

    Digitale Ablage, digitale Unterschriften, strukturierte Ordnerführung – wer Tools nutzt, überzeugt glaubwürdig.

Führung bedeutet in diesem Kontext auch, Veränderung aktiv zu begleiten, statt sie nur zu beauftragen. Denn ein papierloses Büro entsteht nicht von allein – es braucht Engagement, Kontinuität und den Willen, gewohnte Abläufe zu hinterfragen. Wer das ernst nimmt, kann mit gutem Change-Management viel bewegen.

Change Management – Hürden meistern, Akzeptanz fördern

Selbst die beste Strategie und die vorbildhafteste Führung bleibt wirkungslos, wenn sie im Team nicht mitgetragen wird. Die Umstellung auf digitale Dokumentenprozesse betrifft alle Mitarbeitenden – und ruft oft gemischte Reaktionen hervor: Unsicherheit, Überforderung oder Skepsis sind keine Seltenheit. Umso wichtiger ist ein strukturiertes Change Management.

Wie eine erfolgreiche Umstellung gelingt – und warum gerade Office-Assistenten dabei eine zentrale Rolle spielen – verrät ARS-Expertin Irmtraud Schmitt: „Die Assistenz fungiert als ‚Change Agent‘ und unterstützt die Führungskraft, indem sie die Mitarbeiter von Betroffenen zu Beteiligten macht. Durch ihre internen hierarchieübergreifenden Netzwerke weiß sie genau, wo ihre Kollegen ‚abzuholen‘ sind. Sie vermittelt, motiviert und sorgt für positive Perspektiven.“ Ein entscheidender Punkt, um aus einem Digitalisierungsvorhaben ein gemeinsam getragener Entwicklungsprozess zu machen – mit klaren Rollen, realistischen Erwartungen und Raum für Rückfragen.
Es geht also nicht nur um Technik, sondern um Vertrauen und Beteiligung.

Die Assistenz fungiert als ‚Change Agent‘ und unterstützt die Führungskraft, indem sie die Mitarbeiter von Betroffenen zu Beteiligten macht. Durch ihre internen hierarchieübergreifenden Netzwerke weiß sie genau, wo ihre Kollegen ‚abzuholen‘ sind. Sie vermittelt, motiviert und sorgt für positive Perspektiven.

Irmtraud Schmitt

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Bewährte Maßnahmen im digitalen Veränderungsprozess

  • Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden

    Wer mitgestalten darf, entwickelt schneller Verständnis und Akzeptanz.

  • Transparente Kommunikation

    Regelmäßige Updates, Austauschformate und Feedbackrunden helfen, Ängste abzubauen.

  • Pilotprojekte statt Komplettumstellung

    In kleinen Einheiten testen, Erfahrungen sammeln und Erfolge sichtbar machen.

  • Kompetenzen gezielt aufbauen

    Schulungen zu Dokumentenmanagement, DSGVO oder Office-Tools erhöhen die Sicherheit im Umgang mit der neuen Struktur.

Besonders in administrativen Teams, in denen lange gewachsene Abläufe vorherrschen, sollte ausreichend Zeit für die Umstellung eingeplant werden. Digitale Prozesse verändern Arbeitsweisen grundlegend – aber sie bieten auch die Chance, Routinen zu verbessern, Verantwortung klarer zu verteilen und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Fazit: Digitalisierung im Büro beginnt mit dem ersten Klick

Das papierlose Büro bietet viele Vorteile: Es spart Kosten, macht Prozesse effizienter und schützt die Umwelt. Bei richtiger Umsetzung ist es auch rechtlich sicher. Um die Change-Prozesse im Unternehmen reibungslos umzusetzen und alle Mitarbeitenden mitzunehmen, ist Kompetenz im Office-Management gefragt. Der Aufwand lohnt sich: Wenn Sie die Digitalisierung strategisch angehen, legen Sie den Grundstein für eine zukunftsfähige Büroorganisation.

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