Facility Management: Mehr Raum für Effizienz

Herr Bleier, wie hat sich das Bild des Facility Managements verändert – und was bedeutet zeitgemäßes FM heute?

Früher galt Facility Management oft als technischer Support im Hintergrund – eine Art Hausmeisterdienst. Heute ist FM eine zentrale Managementfunktion, die kaufmännische, technische und rechtliche Kompetenzen verbindet.

Moderne Facility Manager sorgen nicht nur für den reibungslosen Betrieb, sondern auch für Effizienz, Sicherheit und klare Kostenstrukturen. Sie steuern Prozesse, begleiten Audits, sichern die Rechtssicherheit und berichten direkt an die Geschäftsführung.

Entscheidend ist: FM wirkt direkt aufs Kerngeschäft. Wer Flächen gut managt, schafft bessere Arbeitsbedingungen – und spart Kosten. Ein gutes Beispiel ist die sogenannte „zweite Miete“: Neben der Raummiete fallen Betriebskosten an – für Strom, Wartung, Reinigung, IT. Wenn diese professionell gesteuert werden, verbessert das die Wirtschaftlichkeit spürbar.

Ist es möglich, Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit im Facility Management zu verbinden?

Es ist nicht nur möglich – es ist notwendig. Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit dürfen im Facility Management kein Widerspruch sein. Denn nur, was ökologisch und ökonomisch sinnvoll ist, setzt sich am Markt durch.

Ein Beispiel ist das Cradle-to-Cradle-Prinzip: Schon bei der Materialwahl wird darauf geachtet, dass Komponenten rückbaubar und wiederverwertbar sind. Ob Wandfarbe oder Holzoberflächen – vieles ist heute zertifiziert und auf Langlebigkeit sowie Kreislauffähigkeit ausgelegt.

Ein weiterer Hebel sind offene Systeme in der Gebäudetechnik. Wer sich nicht an proprietäre Anbieter bindet, sondern auf herstellerunabhängige Lösungen setzt, kann langfristig günstiger und flexibler agieren – auch wenn die Erstinvestition etwas höher ist.

Und nicht zuletzt spielt das Nutzerverhalten eine immer größere Rolle: Früher hieß es einfach, der Letzte macht das Licht aus. Heute übernehmen Sensorik und intelligente Steuerungen diese Aufgabe. Bewegungserkennung, CO₂-Sensoren oder Nutzungsanalysen zeigen, welche Räume wann tatsächlich genutzt werden – und passen Licht, Heizung oder Lüftung automatisch an. Das spart nicht nur Energie, sondern erhöht auch die Wirtschaftlichkeit des gesamten Gebäudebetriebs.

Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit dürfen im Facility Management kein Widerspruch sein.

Mag. Gernot Bleier

Stichwort Smart Buildings und intelligente Steuerung: Welche Rolle spielt Cybersecurity heute im Facility Management?

Eine zentrale – und zunehmend entscheidende. Je stärker Gebäudefunktionen digitalisiert und vernetzt sind, desto wichtiger wird der Schutz dieser Systeme. Ob Zutritt, Brandschutz, Aufzüge oder Heizung: All diese Elemente laufen heute oft über digitale Schnittstellen – und genau dort entstehen potenzielle Angriffsflächen.

Deshalb braucht es neue Rollen im Facility Management: etwa IT-Verantwortliche oder Cybersecurity-Spezialist*innen, die sich um Netzwerkzugänge, Fernwartung, Zugriffskontrollen und die Absicherung technischer Systeme kümmern. Diese Rolle ist noch relativ jung, aber gerade bei größeren Portfolios mittlerweile Standard.

Ein gutes Beispiel: Wenn ein Brandschutzsystem extern manipuliert wird und es laufend zu Fehlalarmen kommt, müssen Menschen evakuiert werden – und der gesamte Betrieb steht still. Das kostet Zeit und Geld. Ziel ist es daher, alle Systeme so abzusichern, dass nur autorisierte Personen auf die Infrastruktur zugreifen können – ob vor Ort oder per Fernwartung.

Dazu kommen Audits und Prüfungen, etwa sogenannte „Cyber Risk Rankings“. Sie helfen dabei, Schwachstellen systematisch zu identifizieren und zu beheben. Letztlich gilt: Sicherheit im Gebäude ist heute nicht mehr nur baulich – sie ist digital. Und sie braucht klare Zuständigkeiten.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass Gebäude und Abläufe auch in Krisensituationen stabil bleiben?

Neben Cyberangriffen gibt es viele weitere Szenarien, die den Gebäudebetrieb stören können – etwa Stromausfälle, Naturereignisse oder auch Streiks. Um in solchen Fällen handlungsfähig zu bleiben, braucht es durchdachte Konzepte und die richtige Infrastruktur.

Ein Ansatz sind sogenannte Penetrationstests: Dabei prüfen externe Dienstleister gezielt, ob Unbefugte ins Gebäude oder in digitale Systeme eindringen könnten – zum Beispiel durch Zutrittsversuche oder über Fernzugriffe. Solche Tests helfen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und gezielt abzusichern.

Darüber hinaus setzen viele Unternehmen auf Ausweichquartiere – also komplett ausgestattete Ersatzbüros, die im Ernstfall sofort bezogen werden können. So lässt sich der Geschäftsbetrieb bei Ausfällen rasch wieder aufnehmen. Auch redundante Systeme spielen eine wichtige Rolle: Vor allem in Rechenzentren oder bei sensiblen Daten sorgen Notstromlösungen dafür, dass der Betrieb nicht unterbrochen wird.

Natürlich gilt: Resilienz kostet. Zusätzliche Infrastruktur, redundante Systeme oder externe Prüfungen bedeuten Investitionen. Aber wer vorbereitet ist, spart im Ernstfall Zeit, Nerven und Geld – und schützt die Business Continuity des Unternehmens.

Hybrides Arbeiten stellt Bürokonzepte auf den Kopf – wie reagiert das FM?

Hybrides Arbeiten hat die Anforderungen an Büroflächen massiv verändert. Fixe Schreibtische werden seltener, flexible Nutzung wird zur Norm – und genau hier spielt Facility Management eine entscheidende Rolle.

Wichtig ist vor allem die richtige digitale Unterstützung: Buchungssysteme, die intuitiv funktionieren, ohne aufwendige Anmeldung oder umständliche Software. Idealerweise laufen diese Tools direkt auf dem Smartphone und bieten Funktionen wie: „Wo sitzen meine Kolleg*innen heute?“, „Ist in der Nähe noch ein Platz frei?“ oder „Gibt es für mein Meeting noch einen verfügbaren Raum?“.

Solche Systeme sind inzwischen sehr ausgereift – und wenn sie gut eingeführt sind, werden sie von Mitarbeitenden auch angenommen. Aber digitale Tools allein reichen nicht. Auch der Arbeitsplatz selbst muss überzeugen. Wer will, dass Menschen gerne ins Büro kommen, muss attraktive Bedingungen schaffen: Orte für Austausch, Räume fürs konzentrierte Arbeiten – und nicht zuletzt: eine Umgebung, in der man sich wohlfühlt.

Das reicht von funktionierenden Duschen für Radpendler über Rückzugsorte bis zur Möglichkeit, sich vor Ort genauso gut zu organisieren wie im Homeoffice. Denn dort beginnt der Tag ja auch oft mit einer Runde Joggen, einer Dusche, einem Kaffee – und erst dann mit der Arbeit. Büroflächen müssen darauf reagieren. Unternehmen, die das schaffen, können Flächen kosteneffizient reduzieren – ohne an Produktivität zu verlieren.

Woran erkennt man, ob eine digitale Lösung im FM wirklich etwas bringt – oder nur Aufwand erzeugt?

Nicht alles, was digital ist, bringt automatisch einen Mehrwert. Der entscheidende Punkt ist: Digitalisierung muss Prozesse verbessern – nicht verkomplizieren. Es macht keinen Sinn, alles zu digitalisieren. Sinnvoll ist es dort, wo Daten, Abläufe und Systeme effizienter, sicherer oder transparenter werden.

Dabei hilft ein klar strukturierter Kriterienkatalog: Welche Daten will ich erfassen? Welchen Prozess will ich abbilden? Welche Werkzeuge stehen dafür zur Verfügung? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, kann man bewerten, ob eine Investition sinnvoll ist.

Und ganz wichtig: Der Mensch bleibt im Mittelpunkt. Eine gute Lösung muss einfach bedienbar sein und mehr liefern, als sie an Aufwand verursacht. Wenn jemand länger braucht, um Daten einzugeben, als vorher in seinem manuellen Prozess – dann war das keine gute Entscheidung.

Nicht alles, was digital ist, bringt automatisch einen Mehrwert. Der entscheidende Punkt ist: Digitalisierung muss Prozesse verbessern – nicht verkomplizieren.

Mag. Gernot Bleier

Was leisten CAFM-Systeme im Alltag konkret?

Digitale Tools sind das Rückgrat modernen Facility Managements – und CAFM-Systeme spielen dabei eine zentrale Rolle. CAFM steht für „Computer Aided Facility Management“. Es handelt sich um eine digitale Plattform, auf der alle für den Gebäudebetrieb relevanten Informationen gebündelt werden: technische Daten, Wartungspläne, Verträge, Prüfprotokolle, Kosten, Nutzungsinformationen und vieles mehr.

Ein gutes CAFM-System dokumentiert Wissen zentral– strukturiert, zugänglich und teilbar. Das ist besonders wichtig in Zeiten des Fachkräftemangels: Wenn ein erfahrener Haustechniker ausfällt oder in Pension geht, bleibt sein Wissen im System erhalten.

Die Plattform ermöglicht auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern – etwa bei Wartung, Reinigung oder Haustechnik. Sie können Informationen direkt einpflegen, geplante Maßnahmen dokumentieren oder Nachweise hinterlegen. Das schafft Transparenz – etwa darüber, wann welche Anlage gewartet wurde und welche Kosten dafür angefallen sind.

Kurz gesagt: CAFM-Systeme helfen, Prozesse zu standardisieren, Informationen zentral zu sichern und rechtssicher zu dokumentieren und sind nicht mehr wegzudenken.

Apropos Fachkräftemangel: Auch im Facility Management fehlen diese – wie kann die Branche darauf reagieren?

Ein Teil der Lösung liegt sicher in digitalen CAFM-Systemen: Wenn Prozesse gut dokumentiert und standardisiert sind, geht wertvolles Wissen nicht mehr verloren.

Was FM braucht, ist ein Imagewandel. Das alte Bild vom „Hausmeister“ hält sich vielerorts hartnäckig – dabei ist Facility Management heute eine Managementdisziplin. Es geht um rechtssicheren Gebäudebetrieb, Wirtschaftlichkeit, technische Steuerung und Nachhaltigkeit.

Ob aus dem technischen oder dem kaufmännischen Bereich: Wer Interesse an interdisziplinärem Arbeiten hat, findet im FM ein spannendes Feld, kann einen echten Beitrag zum Kerngeschäft leisten – und Karriere machen. Mit Aufstiegschancen bis in die Führungsebene hinein.

Wie spürt das FM den steigenden Preisdruck – besonders bei Ausschreibungen?

Aktuell ist die Lage angespannt – vor allem durch den steigenden Kostendruck. Viele Unternehmen bündeln Leistungen wie Reinigung, Wartung oder Inspektion in größere Pakete, um sie günstiger und effizienter ausschreiben zu können. Ziel ist es, operative Tätigkeiten auszulagern, während strategische Entscheidungen meist intern bleiben.

Für kleinere Anbieter bedeutet das: Es wird schwieriger, zum Zug zu kommen. Der Markt verlangt nicht nur Leistung, sondern auch Skalierbarkeit und Preisattraktivität. Gleichzeitig sehen wir, dass sich der Dienstleistungssektor professionalisiert hat – viele Anbieter treten strukturierter auf, arbeiten transparenter und sind besser organisiert als noch vor einigen Jahren.

Trotzdem bleibt die Vergabe ein sensibles Thema. Zwischen Auftraggebern und Dienstleistern braucht es klare Kommunikation, transparente Leistungsbilder und ein Bewusstsein dafür, dass Qualität und Partnerschaft langfristig mehr bringen als der niedrigste Preis. In Zeiten steigender Anforderungen und Fachkräftemangel gewinnt genau dieser Aspekt wieder an Bedeutung.

Rückblickend: Was war für Sie die spannendste technische Neuerung im FM der letzten Jahre?

Für mich ist es die intelligente Verknüpfung verschiedener haustechnischer Anlagen – etwa Beleuchtung, Lüftung, Zutritt oder Aufzüge. Früher funktionierten diese Systeme isoliert. Heute lernen sie miteinander: Wenn ein Raum leer ist, geht das Licht automatisch aus, die Lüftung reduziert sich, die Klimaanlage erkennt offene Fenster – all das spart Energie und optimiert den Betrieb.

Diese Systeme nutzen Zutrittsdaten, CO₂-Werte oder Bewegungssensoren, um zu erkennen, wie viele Menschen sich wo aufhalten – selbstverständlich anonymisiert. Wenn sie dann auch noch miteinander kommunizieren, entsteht ein echtes „Smart Building“, das mitdenkt. Das ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern bereits Realität in einigen Projekten. Und: Die Mehrwerte sind enorm – in Komfort, Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit.

Was erwartet die Facility Manager von morgen – und was bewegt sie schon heute?

Was unsere Teilnehmer*innen besonders interessiert, sind digitale Lösungen, die wirklich spürbaren Mehrwert bringen – für die Nutzer*innen, nicht nur fürs Backoffice. Viele staunen, was heute schon möglich ist: vom intelligenten Buchungssystem über Paketempfangsboxen bis zur personalisierten Aufzugssteuerung, die Mitarbeitende direkt zur gebuchten Etage bringt.

Solche nutzerzentrierten Innovationen verändern gerade viel. Und sie zeigen, wie sehr Facility Management inzwischen zur Arbeitgeberattraktivität beiträgt. Denn smarte Abläufe im Gebäude schaffen echte Vorteile im Alltag – und liefern gute Gründe, ins Büro zu kommen.

Die neue Generation an Facility Managern ist offen, neugierig und technikaffin. Und genau diese Kombination – technisches Verständnis, Nutzerfokus und Interesse an Prozessen – ist es, die Facility Management heute zu einem spannenden Berufsfeld macht.