Quick-Wins in der Effizienzsteigerung

Welche Quick-Wins der Effizienzsteigerung sehen Sie im Bereich Management, Frau Kickinger?

Im Bereich Management lassen sich Effizienzgewinne besonders bei unterstützenden Tätigkeiten erzielen – etwa bei der Organisation, Terminvorbereitung oder der Strukturierung von Abläufen. Alles, was regelmäßig wiederkehrt und keiner tiefgehenden inhaltlichen Prüfung bedarf, kann durch digitale Tools, smarte Workflows und einfache Automatisierungen beschleunigt werden. So entsteht mehr Raum für strategisches Denken und qualitative Entscheidungen. Quick-Wins entstehen dort, wo Routine durch Struktur ersetzt und Zeit sinnvoll umverteilt wird.

Wo hilft KI & Digitalisierung bei der Effizienzsteigerung im
Bereich Management?

Ich sehe den größten Nutzen von KI bei einfachen, assistenznahen Tätigkeiten – etwa der Vorstrukturierung von Informationen, der Zusammenfassung von Texten, dem Erstellen erster Entwürfe oder bei Routineschreiben. Aber: Wo inhaltliche, rechtliche oder fachliche Sicherheit gefordert ist, endet für mich der KI-Einsatz. Ich lasse jede von KI vorbereitete Aussage von Expert*innen prüfen – aus Verantwortung gegenüber unseren Kund*innen. Sonst könnten sie sich ja direkt an eine KI wenden. Ich habe GPTs und Agenten entwickelt, die einfache Assistenzleistungen ersetzen können. Der Hype um KI hat aus meiner Sicht jedoch mehr versprochen, als aktuell eingelöst werden kann. Siehe LinkedIn: viel KI, wenig Qualität. Fazit: KI kann unterstützen, aber nicht ersetzen – vor allem nicht dort, wo Verantwortung zählt.

Welche Quick-Wins der Effizienzsteigerung sehen Sie im Bereich Controlling, Herr Flinspach?

Im Reporting lassen sich einige Aufgaben sicherlich deutlich schlanker gestalten, auch wenn pauschale Aussagen zu Quick Wins schwierig sind. Um schnell Ressourcen einzusparen, könnte man folgende Fragen aufwerfen: Braucht es wirklich jeden Bericht? Benötigen wir alle KPIs – samt des damit verbundenen Pflegeaufwands – wirklich? Lassen Sie doch einfach einmal einen Bericht weg und schauen Sie, wer ihn wirklich vermisst.

Wo hilft KI & Digitalisierung bei der Effizienzsteigerung im Bereich Controlling?

Regelmäßige Forecasts im Sinne einer rollierenden Planung sind für viele Unternehmen mit einem großen Aufwand verbunden. Durch die Überführung in treiberbasierte Modelle unter Einbezug externer Faktoren lassen sich inzwischen mit KI sehr gute Ergebnisse erzielen. In einem Test konnte gezeigt werden, dass der KI-basierte Forecast deutlich genauer war als der manuelle Forecast, für den ein großer personeller Aufwand erforderlich ist.

Welche Quick-Wins der Effizienzsteigerung sehen Sie im Bereich HR, Frau Karner?

Für eine Steigerung der Effizienz sollten Unternehmen auf Strategien setzen, die mit wenig Investition großen Nutzen bringen. Ein wichtiger Hebel ist die Optimierung der Kommunikationswege. Interne Kollaborationsplattformen oder Chat-Tools bündeln den Informationsfluss und gestalten ihn transparent. Automatisierte E-Mail-Bestätigungen und Terminintegrationen erleichtern im Recruiting die Koordination von Bewerbungsgesprächen. Die standardisierten Abläufe für das Onboarding sowie die Erstellung von Arbeitszeugnissen lassen sich ebenso automatisieren. Ein weiterer Schritt ist das Eliminieren von Papierakten zugunsten eines digitalen, zentralen Ablagesystems. Informationen sind bei geringerem Verwaltungsaufwand schneller auffindbar. So bleibt mehr Zeit für die strategische Personalarbeit.

Wo hilft KI & Digitalisierung bei der Effizienzsteigerung im Bereich HR?

Digitalisierung und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz verändern das Personalwesen grundlegend. Im Recruiting können KI-gestützte Tools beispielsweise Bewerbungen automatisch sichten und vorsortieren. Dies ermöglicht eine objektive Vorauswahl, frei von unbewussten Vorurteilen, und spart an Arbeitszeit. Digitale Assistenten, wie Chatbots, entlasten im Bereich der Mitarbeitendenbetreuung bei einfachen Standardfragen. Mithilfe von KI-basierten Datenanalysen können Trends bei der Mitarbeitendenfluktuation oder vermehrten Krankenständen erkannt werden, um proaktiv gegenzusteuern. Durch die technologische Unterstützung bei wiederkehrenden und administrativen Aufgaben kann sich das HR-Team auf zwischenmenschliche und strategische Aufgaben konzentrieren und die Effizienz auf ein neues Level heben.

Welche Quick-Wins der Effizienzsteigerung sehen Sie im Bereich Gewerbeimmobilien, Herr Mühlener?

Die größten Effizienzgewinne entstehen durch einfache Maßnahmen, die wenig kosten, schnell wirken und sofort Energie sparen. Für Gewerbeimmobilien gilt: Erst den Bedarf senken, dann die Effizienz steigern. Konkret heißt das:

1. Nur die Räume und zu den Zeiten beheizen, in denen es wirklich nötig ist.

2. Raumtemperatur regelmäßig prüfen – zu warm oder zu kalt kostet Energie.

3. Hydraulischen Abgleich vom Fachbetrieb durchführen lassen.

4. Außenliegenden Sonnenschutz oder Hitzeschutzfolien einsetzen gegen sommerliche Überhitzung.

5. Lüftungsöffnungen in Aufzugsschächten schließen und mit Klappen regeln – amortisiert sich oft in weniger als drei Jahren.

Wo hilft KI & Digitalisierung bei der Effizienzsteigerung im
Bereich Gewerbeimmobilien?

1. Monitoring & Transparenz: Echtzeit-Überwachung und Lastganganalyse machen Energieverbräuche sichtbar und vermeiden Spitzenlasten.

2. Intelligente Steuerung: Smarte Ventile, Sensoren und automatisierte Gebäudetechnik regeln Licht, Heizung und Kühlung nach Bedarf.

3. Optimierung & Erneuerbare: KI-Prognosen und Predictive Maintenance senken Betriebskosten, während PV-Anlagen, Speicher und Wärmepumpen intelligent gesteuert werden, um den Eigenverbrauch zu erhöhen.

4. Nachhaltigkeit & Reporting: Automatische Erfassung von ESG-Kennzahlen erleichtert Zertifizierungen und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben.